Juillet 2008

Le changement de système informatique est un moment délicat et décisif pour l’entreprise. Si le changement des postes informatiques (les PC) intervient tous les deux à trois ans, en revanche le changement de logiciel de gestion intégré n’intervient en moyenne que tous les cinq à dix ans. Pour s’assurer que ce changement se réalise dans les meilleures conditions, il convient au préalable de se poser trois questions.

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1°) L’entreprise dispose-t-elle en interne des compétences nécessaires ? En d’autres termes, ai-je besoin d’un assistant à maître d’ouvrage ?

Exprimer ses besoins peut paraître évident. Mais encore faut-il bien le faire et aborder tous les aspects de ses attentes. Avant de lancer un appel d’offres, il est donc recommandé de se faire assister d’un consultant pour rédiger un cahier des charges précis ou à tout le moins une note technique exhaustive des besoins client. A défaut, c’est la porte ouverte à des dérives budgétaires, car si un besoin n’est pas exprimé, le devis initial d’un prestataire informatique appelle obligatoirement des devis complémentaires, sans que le client puisse reprocher quoi que ce soit au prestataire.

Au moment de la sélection des offres et du déploiement du nouveau système d’information, la question de la présence ou non d’un assistant à maître d’ouvrage est encore plus importante. En effet, la plupart des échecs de projets informatiques s’expliquent par l’insuffisance des tests et/ou un manque de suivi suffisant dans l’entreprise. En cas de contentieux, les tribunaux ont pu juger qu’une entreprise qui ne disposait pas d’un service informatique suffisamment étoffé et qui n’avait pas d’assistant à maître d’ouvrage, devait assumer une part de responsabilité dans l’échec du projet.

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2°) Comment maîtriser mon budget ?

Même quand les besoins client sont clairs et pris en compte par le prestataire, l’entreprise qui change de système d’information n’est pas à l’abri des dépassements de budget.

Les coûts de migration de donnés, de paramétrage et de formation des utilisateurs sont fréquemment discutés postérieurement à la signature du contrat de licence de logiciel avec tous les risques de dérive qu’on imagine. Exiger du prestataire un contrat d’intégration peut permettre de discuter simultanément de toutes les prestations et ainsi mieux maîtriser le budget initial.

A la demande de l’entreprise utilisatrice, le logiciel standard est souvent complété par des développements spécifiques. Bien souvent, pour maintenir ces spécifiques, des coûts supplémentaires sont facturés. En outre, certaines mises à jour pourtant indispensables (adaptation à la législation, à de nouvelles normes comptables,…) ne sont pas incluses dans les contrats de licence et de maintenance. L’entreprise doit alors de nouveau engager des frais.

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3°) Est-ce que je dispose d’une visibilité à moyen et long terme ?

Il faut aborder avec le prestataire, la question du futur du logiciel qu’il commercialise. Un logiciel qui ne serait plus maintenu dans les deux à trois ans doit absolument être écarté.

Le contrat du prestataire doit également donner de la visibilité en cas de sortie de contrat : modalités de résiliation de la maintenance et de la licence, clause permettant de récupérer et de transférer les données d’un système à un autre (dite de réversibilité).